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Trabalhando de casa? Técnica Pomodoro ajuda a concentrar e otimizar o tempo

Técnica Pomodoro - Reprodução/Wikimedia Commons
Técnica Pomodoro Imagem: Reprodução/Wikimedia Commons

Jacqueline Lafloufa

Colaboração para o TAB

24/03/2020 04h00

Diante da pandemia da covid-19 e de recomendações de distanciamento social, muitas companhias estabeleceram o regime de home office como uma forma de lidar com a emergência de esvaziar escritórios em várias partes do país.

Munidos de notebooks e smartphones, muitos profissionais foram levados a se adaptar ao teletrabalho da noite para o dia, o que pode ter impactado a produtividade geral dos brasileiros nas últimas semanas.

E não foram apenas os novatos que sentiram os efeitos na sua capacidade de entrega: até mesmo profissionais veteranos do home office declararam ter se sentido menos capazes de produzir, por causa da ansiedade e dos novos rearranjos familiares necessários desde que a covid-19 passou a impactar o cotidiano.

Se você também tem sentido que está precisando de uma forcinha para se concentrar, existe uma técnica de foco que pode te ajudar: o Pomodoro.

Pequenos blocos de concentração

Sejamos razoáveis: tem sido impossível não ser tragado pelo noticiário ou interrompido pelos familiares ou pelos filhos que, dispensados das escolas, também estão dentro de casa. Famílias inteiras se viram em uma situação de hiper-convivência e trabalhar em meio a essa mudança toda não é moleza.

Uma das indicações frequentes por quem é craque em produtividade tem sido fazer uso da "técnica Pomodoro". Ela foi criada pelo italiano Francesco Cirillo nos anos 1980, a técnica leva o nome de pomodoro (tomate, em italiano) em referência ao cronômetro culinário em forma de tomatinho que Francesco usava para contabilizar pequenos blocos de tempo para se concentrar, quando era universitário.

A ideia da técnica Pomodoro é fazer com que as pessoas usem um contador de qualquer tipo — vale o temporizador da cozinha, o cronômetro do celular ou um aplicativo específico (veja tabela abaixo) — para se dedicar a manter o foco em uma única atividade por um período de 25 minutos. Ao final desse período, que é referido como "um pomodoro", é recomendada uma pausa de 5 minutos, para refrescar as ideias.

"É uma técnica que funciona especialmente bem para garantir a concentração em um momento que temos tanta coisa para fazer e estamos tão preocupados em conferir as últimas notícias que não conseguimos parar e focar em uma coisa específica", explica Thais Godinho, especialista em produtividade compassiva e autora do blog Vida Organizada. Depois de repetir "quatro pomodoros", a sugestão é apostar em uma pausa mais longa, de ao menos 15 minutos, para descansar a cabeça.

Ao sugerir pequenos blocos de tempo de alta concentração em um determinado tipo de atividade, os Pomodoros refletem em uma ação prática o que muitas pesquisas já indicavam: o principal vilão da nossa produtividade é o excesso de distrações às quais estamos sujeitos hoje em dia. Não adianta cair no discurso de um mundo mais "multitarefa", especialmente se forem duas tarefas que exigem sua capacidade cognitiva.

Nosso cérebro tem dificuldade para se concentrar em duas atividades simultâneas (a não ser que uma delas seja uma atividade motora já aprendida, como caminhar ou correr, por exemplo) e leva-se ao menos 23 minutos para se concentrar novamente em uma tarefa depois de ser interrompido. "O Pomodoro dá uma certa tranquilidade de que podemos 'sobreviver' a manter o foco por 25 minutos em uma única atividade", brinca Godinho, que também está em regime de home office, junto com o marido e o filho de 9 anos. "Quando preciso de um momento desses, aviso meu filho e meu marido, e sei que todos vão ficar bem, ao menos pelos próximos 25 minutos", ri a especialista.

Como medir os blocos de tempo da Técnica Pomodoro

  • Use um timer de cozinha

Foi assim que Francesco Cirillo começou, e por isso que a técnica leva o nome de Pomodoro: o primeiro formato de contar os blocos de tempo era feito com um cronômetro culinário em forma de tomate

  • Use o cronômetro do seu celular

Basta regular para 25 minutos para os momentos de concentração, chamado de pomodoro. A cada pomodoro, pare por 5 minutos. Depois de completar 4 pomodoros, a sugestão é dar uma pausa mais longa, de 15 minutos

Marca o tempo de um pomodoro e já emenda nas pausas de acordo com a sequência

Possui timers para o pomodoro, para as pausas curtas e os tempos de descanso mais longos

Com contadores para os pomodoros, as pausas curtas e também as longas

Antídoto contra a procrastinação

O principal objetivo de usar um Pomodoro é ajudar a sair da inércia, ensina Godinho. Uma das melhores aplicações da técnica, segundo a especialista, é usá-lo como antídoto para a mania de adiar tudo que temos de fazer.

Por isso, vale usar os 25 minutos de um Pomodoro para lidar com uma caixa de e-mails caótica ou até para juntar todos os documentos necessários para realizar o Imposto de Renda, por exemplo. "O Pomodoro ajuda a lidar com coisas que você deixou de lado porque acha chato ou porque dão muito trabalho, já que permite lembrar que somos capazes de aguentar 25 minutos de chatice", destaca Godinho.

Ao iniciar um Pomodoro, vale também tomar o cuidado de desligar temporariamente as notificações do celular ou ao menos deixar a tela virada para baixo, para evitar distrações externas. "Sempre sugiro deixar um bloquinho de notas ao lado, porque às vezes são os nossos próprios pensamentos que nos interrompem", alerta Godinho. Quando isso acontecer, o melhor a fazer é anotar o assunto no bloquinho, o que dará tranquilidade para seguir focando na tarefa do Pomodoro, sabendo que não vai se esquecer de resolver aquilo mais tarde.

Use com moderação

Ainda que sejam super eficientes para quase todo perfil de profissional, os Pomodoros não funcionam para momentos em que você sabe que será interrompido com frequência, seja no ambiente formal do escritório ou agora, em um momento de home office forçado. Quem está com criança pequena em casa, por exemplo, muitas vezes não pode se dar ao luxo de deixá-las sem supervisão nem por meia horinha.

Por isso, dê preferência para usar a técnica em momentos que você saiba que a tendência de alguém te demandar é menor — de repente, pode ser durante a soneca dos pequenos, ou em um momento em que há menos demandas dos seus colegas de trabalho. Da mesma forma, não é para ficar fazendo Pomodoro atrás de Pomodoro o dia inteiro. "Se forçar a se concentrar também cansa bastante, por isso a técnica inclui pausas programadas. É tudo bem pensado para também não cansar muito mentalmente", pondera Godinho.

Novas dinâmicas para o amanhã

Quando o período de isolamento e distanciamento social que estamos vivendo acabar, as técnicas aprendidas na temporada de home office forçado não vão desaparecer. A expectativa de especialistas como Thais Godinho é que os novos aprendizados passem a impactar também as dinâmicas do trabalho quando houver o retorno aos escritórios.

"Estamos descobrindo novas formas de trabalhar. E saber se concentrar é fundamental, porque andamos muito distraídos", aponta. Godinho também lembra que o excesso de reuniões é um dos fortes indicativos dessa nossa constante jornada em busca de maior foco. "A reunião é, de certa forma, um jeito de forçar a equipe a se concentrar. Tanto é que tenho visto que mesmo nessa situação de home offices que estamos vivendo, há uma grande demanda por reuniões", analisa.

O futuro, no entanto, pode trazer boas novas no quesito produtividade. A expectativa é que tanto profissionais quantos gestores possam usar essa experiência inesperada como uma forma de compreender que é preciso mesmo ficar um pouco offline para conseguir finalizar as tarefas e atividades do dia a dia.

Como uma das técnicas de concentração mais conhecidas e eficazes, o Pomodoro pode ser uma ferramenta útil exatamente nos processos de finalização e entregas de tarefas, ajudando a diminuir a procrastinação e aumentando a produtividade. "Quando nos permitimos concentrar em uma única atividade, muitas vezes descobrimos que a tarefa pode ser concluída até em menos do que 25 minutos. Pode parecer ridículo, mas isso só acontece porque conseguimos bloquear as diversas interrupções que teríamos, e isso se torna poderoso em termos de produtividade", reflete Godinho.

No longo prazo, a esperança da especialista é que passemos a aprender a gerenciar melhor as pressões externas, sejam elas dos chefes ou da família, delimitando melhor os limites para nos mantermos tão produtivos como gostaríamos. "Se conseguirmos nos concentrar em entregar mais, vamos passar a falar 'nãos' melhores e focar no que realmente é importante", anseia ela.

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